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Ce document s'incrit dans la continuité de l'étude sur le paysage suisse de revues du modèle diamant de l'accès ouvert, menée de mars à septembre 2022 par le projet PLATO en collaboration avec l'Institut Applied Data Science & Finance de la Haute école spécialisée bernoise. Cette étude a en effet montré qu'il existe un besoin d'informations et de soutien pratique pour les éditeurs/éditrices de revues Diamond Open Access afin d'harmoniser les standards de qualité existants et promouvoir au mieux l'écosystème de la publication en accès ouvert guidée par la communauté scientifique.
Dans ce contexte, les informations suivantes offrent un aperçu des directives dans les domaines :
1) des processus,
2) des standards de la publication en accès ouvert et
3) de la durabilité.
La présente synthèse a été rédigée afin de soutenir et informer les éditeurs et les éditrices à propos des standards techniques et non techniques, des exigences minimales et des bonnes pratiques de la publication scientifique en accès ouvert dans le but de les aider à identifier de potentielles optimisations de leurs activités éditoriales. Les suggestions présentées ci-après sont valables pour toutes les disciplines (sauf indication contraire). En outre, une liste de contrôle (PDF, 95 KB) est mise à disposition (en anglais).
Les Orientations et exigences techniques du Plan S, les Transparency & Best Practice Principlesde Directory of Open Access Journals (DOAJ), lesPrinciples of Transparency and Best Practice in Scholarly Publishing (COPE/DOAJ/OASPA/WAME), les standards du projet pilote KOALAen Allemagne ainsi que les recommandations de l'« OA Diamond Journals Study » (Science Europe/cOAlition S) ont servi de base à cette synthèse. Celle-ci a par la suite été enrichie par les apports d'expert-es de l'accès ouvert issues des institutions de recherche suisses. Jean-Blaise Claivaz et Claire Wuillemin (UNIGE) ont aidé à la réalisation de cette traduction en français.
Les processus comprennent l'ensemble des tâches organisationelles et éditoriales d'une revue scientifique : de la création de son site web en passant par la gestion et l'évaluation des articles soumis, son processus d'assurance qualité scientifique, sa distribution et son indexation, et la collection de statistiques d'utilisation après publication.
Les processus, ou «workflows», doivent être conçus de manière efficace – dans le sens d'une utilisation optimale des ressources humaines et financières données – et constamment revus et adaptés aux conditions et pratiques changeantes du paysage de la publication scientifique en l'accès ouvert. Dans ce contexte, les processus de surveillance internes, le suivi des nouveautés dans l'écosystème de la publication en accès ouvert, l'analyse des statistiques d'utilisation et le feedback des auteurs/autrices et des réviseur-es peuvent notamment être utiles.
Un site web contenant les informations détaillées, standardisées et à jour sur la revue et ses principes de publication est essentiel pour une présentation de manière professionelle. En outre, il permet d'orienter les auteurs/autrices lors de leur recherche d'une plateforme de publication.
La revue devrait disposer de son propre site web et URL correspondante, accessible par tout, quelle que soit la localisation. Une structure claire et une navigation simple du site web permettent aux personnes intéressées de trouver plus facilement les informations dont elles ont besoin.
Le site web devrait contenir par défaut les informations suivantes :
Il est également recommandé de fournir des informations au sujet :
Les outils de gestion des publications soutiennent et facilitent l'organisation du flux de travail éditorial, de la soumission à la publication finale, en transposant les processus de publication sous forme numérique. Ils peuvent aussi contribuer à améliorer l'efficacité des flux de travail.
Pour la gestion des publications, il existe plusieurs solutions logicielles en open source. Celles-ci sont gratuites, mais leur installation et leur mise à jour nécessitent une expertise qui peut générer des coûts :
Des sociétés commerciales proposent par ailleurs des solutions similaires mais payantes à l'instar de Scholar One ou Scholastica.
Certaines universités proposent des services d'hébergement pour les revues en accès ouvert, par exemple sous la forme de plates-formes institutionnelles basées sur OJS, qui peuvent être utilisées gratuitement par les membres de l'institution concernée : HOPE (UZH), BOP (UNIBE), ETERNA (UNIBAS), OAP (UNIGE), SOAP2 (UNIFR).
Une procédure d'assurance de la qualité scientifique, standardisée et adaptée à la culture de la discipline, est au cœur du travail éditorial et constitue le fondement du sérieux et de la réputation d'une revue scientifique. L'assurance qualité ne comprend pas seulement les procédures d'évaluation, mais aussi les aspects éthiques, les principes de transparence et le respect des normes de bonne pratique scientifique.
Différents types d'évaluation par les pairs sont utilisés pour évaluer la qualité scientifique des publications. La procédure choisie dépend des pratiques et des traditions de publication au sein de chaque culture disciplinaire ainsi que des critères spécifiques au sein de chaque revue (par exemple, les formats d'articles acceptés). Il est important que la procédure utilisée soit compréhensible et transparente, tant que pour les auteurs/autrices que pour les évaluateurs/évaluatrices, et qu'elle soit communiquée publiquement.
Quelle que soit la procédure d'assurance qualité applicable aux contributions choisies, celle-ci doit être décrite sur le site web de la revue, idéalement avec une indication du délai moyen dans lequel la décision d'acceptation, de révision ou de rejet du manuscrit est prise. Les critères et les raisons d'un « desk rejection » – un réfus décidé par l'équipe du journal avant même le processus de révision – devraient également être communiqués de manière transparente. C'est pourquoi il est aussi important de fournir aux auteurs/autrices potentiels/potentielles, dès le site web du journal, des informations précises sur les types d'articles acceptés, les exigences formelles pour les articles et les délais de soumission.
Le domaine de l'éthique de la publication concerne les directives, les pratiques et les mesures visant à garantir la qualité et les bonnes pratiques scientifiques, qui concernent toutes les personnes impliquées dans la création d'une revue scientifique : comité éditorial, évaluateurs/évaluatrices, auteurs/autrices...
Le Committee on Publication Ethics (COPE) a rassemblé et publié un aperçu des directives et pratiques clés. Les revues devraient mettre en œuvre ces directives et pratiques dans leurs processus de travail et leurs procédures d'assurance qualité scientifique ainsi que les documenter sur leur site web.
Dans ce contexte, les éditeurs et les éditrices devraient se mettre d'accord sur la manière de traiter les éventuelles violations de l'éthique de publication et des bonnes pratiques scientifiques.
En plus d'une procédure standardisée de contrôle de la qualité scientifique des manuscrits, il est recommandé de vérifier systématiquement si les articles soumis ne comportent pas de plagiat.
Différents logiciels (payants) sont disponibles pour une détection systématique du plagiat (par ex. Similarity by TurnItIn, PlagScan, iThenticate). Certaines institutions possèdent une licence pour l'utilisation de ces logiciels et permettent à leur collaborateurs/collaboratrices d'y accéder. Contactez votre support informatique pour savoir si c'est le cas dans votre institution.
Il faut toutefois noter que les résultats de ces analyses ne fournissent que des indications sur un éventuel plagiat, qui doit ensuite être vérifié et évalué individuellement.
Faire preuve de transparence est une composante indispensable pour assurer la confiance dans les résulats de la science. Cela s'applique également à la publication en accès ouvert. Une culture scientifique ouverte devrait donc mettre l'accent sur la transparence des informations relatives au fonctionnement d'une revue, ses pratiques éditoriales et à son financement.
Les Principles of Transparency and Best Practice in Scholarly Publishing listent les bonnes pratiques en matière de transparence et doivent être considérés comme un idéal vers lequel la revue se rapprocher le plus possible.
L'indexation dans les bases de données est recommandée pour toutes les revues du modèle Diamond Open Access. Elle permet d'améliorer la distribution, la visibilité et le repérage d'une revue et son contenu.
Les bases de données de revues (ou bases de données bibliographiques) sont des listes de revues qui peuvent être consultées selon différents critères. Elles permettent aux lecteurs/lectrices de trouver des contenus et sont donc également appelés «discovery tools». Les principales bases de données, parfois spécifiques à une discipline, sont :
L'inclusion d'une revue scientifique dans une base de données repose sur le fait de remplir certaines critères spécifiques. Pour cette raison, l'indexation est également considérée comme une preuve de conformité et de respect des normes minimales de l'édition scientifique.
En outre, l'indexation dans Sherpa Romeo (JISC) est également recommandée. Sherpa Romeo est une ressource en ligne qui met à disposition des informations sur les politiques d'accès ouvert (droits d'auteurs et stratégie d'archivage) des revues. Ces informations aident les auteurs et les autrices à décider où ils souhaitent publier et, grâce à l'outil Sherpa Fact, à savoir si le site de publication souhaité correspond aux critères des organisations pour l'encouragement de la recherche.
La collection et la publication de statistiques au sujets des revues servent à assurer la transparence en interne (monitoring interne) et en externe, pour les lecteurs/lectrices et les auteurs/autrices.
Conformément aux exigences du Plan S, les revues doivent collecter et publier annuellement des statistiques de base sur le nombre de téléchargements, le nombre de soumissions, le nombre d'évaluations demandées, le nombre d'évaluations reçues, le taux d'acceptation et le délai moyen entre soumission et publication. Contrairement aux indices bibliométriques (tels que le Journal Impact Factor ou autres), ces données ne servent pas au classement des revues.
Différents outils sont disponibles pour la collection de statistiques sur les revues, mais il faut veiller à ce que leur utilisation soit conforme avec la protection des données personelles. Des outils tels que Open Web Analytics ou Matomo sont recommandés.
Ce sujet comprend la mise en œuvre de normes techniques de publication pour les articles en accès ouvert. Ces normes s'appliquent à tous les modèles de publication en accès ouvert, peu importe leur modèle économique, et découlent par exemple des orientations et exigences du Plan S et les critères de la base de données des revues DOAJ.
Les éditeurs/éditrices peuvent s'adresser à la bibliothèque de leur institution ou aux plateformes institutionnelles d'hébergement Diamond Open Access pour être soutenu-es dans l'implémentation et le respect de ces normes techniques.
Les revues Diamond Open Access renforcent l'autonomie et le contrôle de la communauté scientifique sur sa production et publication de recherche.
Le fait que les auteurs et autrices conservent le contrôle de l'utilisation de leurs œuvres et ne les cèdent pas à une maison d'édition (par exemple par un Copyright Transfer Agreement) fait partie des critères de définition centraux du modèle diamant. Cela correspond au premier principe du Plan S : « Authors or their institutions retain copyright to their publications. All publications must be published under an open license, preferably the Creative Commons Attribution licence (CC BY) in order to fulfil the requirements defined by the Berlin Declaration. »
Open-access.network a rassemblé des informations sur les modèles de licence courants. Les licences Creative Commons sont les plus utilisées. Les Creative Commons (CC) offrent une procédure standardisée d'exercice des droits d'auteur qui permet de déterminer avec exactitude comment leur œuvre peut être copiée, modifiée et distribuée dans les limites fixées par la license choisie. Il existe au total six licences différentes, allant d'une license moins restrictive de CC BY (attribution) jusqu'à la licence la plus restrictive CC BY-ND-NC (non derivative – non commercial).
Le Plan S et le Fonds national suisse (FNS) recommandent la licence Creative Commons CC BY comme choix standard.
La licence doit figurer sur le site web de la revue ; elle doit en outre être disponible pour les machines dans les métadonnées et visible pour les humains dans tous les formats de texte.
Les identifiants pérennes (PID) permettent de référencer et de retrouver une publication numérique à long terme.
Un identifiant pérenne lie une référence durable à un objet numérique, par exemple à un article de revue. Dans le domaine des publications numériques, différents PID sont pertinents :
Les revues doivent attribuer un DOI à leurs articles publiés et, dans l'idéal, relier la publication à l'ORCiD de son/ses auteurs/autrices (si disponible-s) et au ROR de l'institution. L'enregistrement des DOI pour les publications se fait par le biais d'une agence d'enregistrement de DOI à l'instar de Crossref ou DataCite.
En raison de la charge administrative liée à l'enregistrement des DOI, les PID représent un défi pour les revues, toute particulièrement si ces dernières ne sont pas hébergées par une institution. Contactez les expert-es en accès ouvert de votre institution si vous avez besoin de support pour l'enregistrement des DOI.
Les métadonnées font partie des bonnes pratiques de publication, car elles améliorent la qualité de l'ensemble des données ainsi que la possibilité de les retrouver.
Des métadonnées sont des données supplémentaires, indépendantes en soi, qui contiennent des informations structurés sur d'autres données et leurs caractéristiques. Les métadonnées doivent être stockées avec les données qu'elles décrivent. Elles servent d'une part à décrire les ressources et d'autre part à les retrouver. C'est pourquoi les métadonnées mises à disposition doivent être aussi complètes que possible et publiées sous la licence CC0 (Public Domain Dedication).
Les différents types de métadonnées remplissent des fonctions précises :
Alors que les métadonnées bibliographiques et administratives peuvent être généralisées à tous les domaines d'étude, les métadonnées de processus et descriptives ont souvent une structure et un contenu très spécifiques à chaque discipline. Toutefois ce sont justement ces informations propres à la discipline qui sont souvent décisives pour la visibilité et la traçabilité des données de recherche. Les métadonnées peuvent être lisibles par les humains et/ou par les machines.
Le schéma de métadonnées pour l'enregistrement des DOI de DataCite est un standard largement répandu pour la description bibliographiques des données de recherche. Il indique quelles informations quelles informations sont obligatoires, recommandées ou facultatives.
OpenAIRE a rassemblé un aperçu des formats et normes de métadonnées.
Rendre les publications accessibles dans différents formats de fichier relève de l'assurance de la qualité technique d'une revue et augmente son accessibilité.
L'accessibilité des articles est également déterminée par les formats de sortie proposés par la revue. Le format le plus utilisé pour les publications numériques de texte est le PDF. En outre, les articles (de texte) et les métadonnées peuvent également être publiées au format HTML, XML ou ePub.
Les stratégies d'archivage numérique à long terme servent à garantir la préservation et la disponibilité permanente des publications au fil du temps.
Au sein des orientations et exigences techniques du Plan S, l'archivage numérique à long terme du contenu des revues est obligatoire. Il fait également partie des critères d'admission dans le DOAJ.
Il existe différentes stratégies d'archivage numérique à long terme :
Quelle que soit la stratégie utilisée, chaque revue devrait la décrire sur son site web.
Dans le cadre de la promotion d'une culture scientifique ouverte, les revues Diamond Open Access devraient offrir à leurs auteurs/autrices la possibilités et/ou les encourager à rendre librement accessibles les données de recherche (primaires) et les source codes sous-tendant les conclusions présentées dans leurs publications.
Dans ce contexte, la revue devrait suivre les principes des données « FAIR » : Findable, Accessible, Interoperable, Reusable. Le Fonds National Suisse ou l'initiative GO FAIR proposent une explication des principes FAIR.
Durabilité est essentielle pour la résilience des activités d'une revue. Il comprend des aspects juridiques, financiers et personnels qui contribuent à garantir et à optimiser à long terme les activités de publication d'une revue.
Jusqu'à présent, la transition vers une société numérique et le développement d'infrastructures numériques ont été principalement assurés par des entreprises privées. La centralisation des infrastructures de données entre les mains d'acteurs commerciaux affecte également les établissements d'enseignement supérieur, qui recourent à ces infrastructures sans pouvoir les influencer. Il est donc essentiel pour ces acteurs, en tant qu'institutions publiques, d'assurer un degré suffisant de souveraineté numérique sur leurs données et leurs infrastructures. Cela est rendu possible par l'utilisation de solutions open source, la création d'infrastructures institutionnelles et la mise en place de campagnes d'information destinées aux enseignant-es et aux chercheurs/chercheuses.
En garantissant la gouvernance scientifique d'une revue (scholar-led governance), la rétention des droits d'auteur et l'utilisation d'options d'hébergement institutionnelles et des services non-commerciaux, les éditeurs/éditrices et comités de rédaction peuvent contribuer à renforcer la souveraineté numérique.
2. Modèle économique
La particularité du modèle économique des revues Diamond Open Acces en tant que services de publication gérés par la communauté scientifique est qu'il n'est pas lié à un intérêt commercial et qu'il n'est pas conçu pour augmenter le nombre d'articles. De plus, les revues Diamond Open Access ne sont pas financées par le paiement de frais de publication (Article-Processing Charges, APC) pour les auteurs/autrices ou de frais d'abonnement pour les lecteurs/lectrices, mais souvent maintiennent leurs activités par un mélange de bénévolat, contributions institutionnelles, de subventions, de dons, etc. Cela pose des défis aux rédactions de revues, qui peuvent toutefois être atténués par une planification robuste et une analyse des coûts.
Un business plan d'une revue Diamond Open Access établit les principes de base du positionnement sur le marché de la publication ainsi que sa vision à long terme et le développement de ses activités. Le business plan couvre non seulement les aspects de la planification stratégique et financière, mais aussi l'image et la gouvernance d'une revue. Il convient également de prendre en considération les activités de mise en réseau, les stratégies de communication et de distribution ainsi que la mobilisation d'un groupe diversifié d'auteurs/autrices et d'expert-es.
Afin d'exploiter au mieux les ressources existantes et de les optimiser, le business plan doit comprendre, outre une analyse de marché, une analyse des forces et des faiblesses (perspective interne) ainsi que des opportunités et des risques (perspective externe).
Pour assurer leur fonctionnement, les revues Diamond Open Access doivent examiner et définir les rôles de leurs collaborateurs/collaboratrices et leurs fonctions dans le processus de publication en répondant aux questions suivantes :
Qui détient la responsabilité générale et la souveraineté budgétaire de la revue ?
Quelle forme juridique doit adopter la revue ? Quels sont les avantages et les inconvénients des différentes formes juridiques ?
Quelles sont les démarches juridiques nécessaires pour protéger les droits de propriété et de dénomination de la revue ?
Qui assume quelle fonction dans le processus éditorial et combien de temps doit être consacré à chaque étape de ce processus ?
Quels services sont fournis en externe et existe-t-il des accords contractuels sur le prix et les conditions de ces services ? Le calcul des coûts de ces services est-il transparent ?
Quelle est la procédure en cas de conflit ?
Ces règles internes devraient être consignées dans un règlement intérieur.
La transparence et la responsabilité (accountability) sont des valeurs centrales de la publication scientifique. Selon les principes DEIA, une bonne gouvernance se caractérise également par la "diversité", "l'équité", "l'inclusion" et "l'accessibilité". Une "Values and Principles Framework and Assessment Checklist" est disponible ici.
En outre, il est important d'analyser non seulement la situation actuelle, mais aussi de garder à l'esprit les éventuels changements futurs dans la composition de l'équipe de collaborateurs/collaboratrices et des activités de la revue :
Quelle est la résilience financière, par exemple en cas d'expiration ou de perte de fonds ?
Existe-t-il une procédure de gestion de l'augmentation ou de la diminution du nombre d'articles ?
Lorsque l'on fait appel à des services de conseil, il est important de s'assurer qu'ils sont juridiquement valides. Les services juridiques des établissements d'enseignement supérieur et CCDigitalLaw offrent des conseils sur les questions juridiques liées à la publication en accès ouvert.
Le financement et la collecte de fonds sont les principaux défis auxquels sont confrontés les éditeurs/éditrices de revues Diamond Open Access. Les revues doivent établir une vue d'ensemble des coûts induits et identifier les coûts cachés (par exemple ceux liés à l'hébergement institutionnel et au bénévolat, etc.). Les coûts sont individuels à chaque revue et dépendent par exemple du nombre d'articles par an, du nombre de collaborateurs/collaboratrices, du type d'hébergement et de l'utilisation de services externes (entre autres la relecture, la traduction, le design).
Pour toute revue, il est essentiel de créer une analyse des coûts, contenant en priorité les postes suivants :
En outre, il convient d'inclure dans l'analyse les dépenses liées à l'effort de recherche de financement dans la planification des activités, visant à diversifier les sources de financement.
Les options de financement comprennent :
